展会举办的前期准备工作中，需要招展和招商。招展决（jué）定（dìng）着展会能否举办（bàn），而招（zhāo）商却决定着展会是否（fǒu）能够圆（yuán）满成功，因此从某种意义上说招商（shāng）比招展更为（wéi）重要（yào）。展会不仅需要观众，而且更需要（yào）一定数量（liàng）和质量（liàng）的专业观（guān）众，专业观众的数（shù）量与质量直接影响着（zhe）参展（zhǎn）商（shāng）的参（cān）展效（xiào）益（yì），同时也是展会组（zǔ）织（zhī）者服务（wù）质量的重要体现（xiàn）。展会组织者在专业观众方（fāng）面（miàn）的邀请（qǐng）能力（lì）强（qiáng）与否决定了展（zhǎn）会能（néng）否做大（dà）及其能否（fǒu）生存（cún）发展。但现在很多的展会的组织者往往并不重视这一点（diǎn），因为（wéi）专业观众的邀（yāo）请（qǐng）是需要组织者开源的一部分，有些（xiē）组织（zhī）者只在意展（zhǎn）会（huì）赚（zuàn）钱（qián）的多少（shǎo），对专业观众的邀请并不在意。但采购商数量不多，何以体（tǐ）现展会的效果。只招展不招商的情况（kuàng）在中国比比皆是。目（mù）前我国的（de）会展业（yè）整体（tǐ）呈现出一种大而不强的局面，这（zhè）种只招展不招商（shāng）的情况在中国比比皆是，这种情况也正是我国会展业经过（guò）这么多年大（dà）而不强的重要原因（yīn）之一。所（suǒ）谓的“强”，正是强在展会（huì）的专业（yè）和效果上。展会的专业性必（bì）然会带动展会的效（xiào）果，而（ér）衡量展会专业性的标准之一，正是展（zhǎn）会的专业观众的多少。因（yīn）此（cǐ），专业观众（zhòng）的邀请对展会组织者而言，是很重（chóng）要（yào）的一个内容。下（xià）面来介绍（shào）一下展会组织者可以（yǐ）依托的一些来（lái）进行专业观众邀请的方式，在此笔者对（duì）此进行一下（xià）分类，分为（wéi）传统渠道（dào）和非（fēi）传统渠道。

　　电话

　　电话邀请是（shì）最（zuì）直接的方（fāng）式（shì），主办方通（tōng）过电话随时与计划（huá）邀（yāo）请的观众沟通，向对方（fāng）发出邀请。同时，电话邀（yāo）请也是最有效（xiào）的方式（shì），因（yīn）为双方（fāng）通过语言沟通，主办（bàn）方向（xiàng）观众（zhòng）介绍展会的详细信息（xī），并（bìng）可以知道（dào）对方是否前来（lái）参观；即便对（duì）方不愿意来（lái），也可了解原因，并就原因做出相（xiàng）应（yīng）的对策。有（yǒu）些（xiē）展会组织者（zhě）充分利用信息传媒，将展会消息用手机短讯的（de）方式发给所有专业观众，这种方法既有目标的针对（duì）性和（hé）操（cāo）作的（de）简便性，又（yòu）快又（yòu）节省费用，正被（bèi）越来越（yuè）多（duō）的（de）人采用。采（cǎi）用手机短（duǎn）讯方（fāng）式邀请专业观（guān）众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送（sòng）。手机短讯邀请的内（nèi）容应（yīng）简明且有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在（zài）提醒专业观众（zhòng）及时参观展（zhǎn）览会。

　　邮件（jiàn）

　　主办（bàn）方通过电子邮件或邮寄信函，将展会信息发（fā）布给计划邀（yāo）请的观众，向对方进行（háng）邀请（qǐng）。这个方式需要（yào）展会（huì）组织者要（yào）掌握（wò）较为丰富（fù）的专业观众（zhòng）信息资（zī）源（yuán）。用发送邮件（jiàn）的方（fāng）式邀请专业观众的优点是较为正式（shì）和礼貌，令收信（xìn）人印象深刻，但邮寄信函的费用可能会（huì）较高。

　　采用电子邮件方式邀请专业观众，一般（bān）需要安排（pái）三次以上（shàng）的发送。其每次（cì）邀（yāo）请内容与邮寄邀请内容相似。在（zài）邀请（qǐng）函的设计上应注意体现电（diàn）子邮件（jiàn）的特点。电子（zǐ）邮件邀请函的主题一定要明确，以免被网络的过滤软（ruǎn）件误判为垃圾邮件。向专业观众邮寄信函邀请集中于展览会开幕（mù）前20天左右时（shí）间（jiān）发出，一（yī）般每隔一周发一次（cì），需要发送两至三（sān）次。每次邮寄（jì）邀请函的内容应有所不同，如第一次可（kě）以是请（qǐng）柬（jiǎn）式（shì）邀请函，第二次可（kě）以是（shì）告知展（zhǎn）览（lǎn）会配套活（huó）动具体日程邀请函（hán），第三次可以是附有展位平面图的邀请函。

　　数据库

　　每年（nián）定（dìng）期举办的展览（lǎn）会，需（xū）及时评（píng）估（gū）上届展览会邀请观众的效果，如认为存在问（wèn）题（tí），则应（yīng）在新一届展览会发布信（xìn）息时进行调整。展会（huì）组织者根据收集和整理的专（zhuān）业观众信息，组建成（chéng）自己拥有的数据（jù）库（kù），再根据变（biàn）化的（de）信息进（jìn）行相应的梳（shū）理、修改。展（zhǎn）会（huì）组织者拥有这（zhè）一信息资源，就是其自身的宝库，通过这（zhè）第（dì）一手的资料，进行专业观众（zhòng）邀请。

　　专业媒体的受众（zhòng）群（qún）

　　与展览（lǎn）会身处（chù）行（háng）业领（lǐng）域（yù）的专业媒体合作，专业（yè）媒体就是（shì）服务（wù）特定领域的信息平台，直接面向的是行业展会的展商和观众（zhòng），所以展会组织者（zhě）除了在招展（zhǎn）过程中选择（zé）权威而（ér）覆盖（gài）面广（guǎng）泛的专（zhuān）业媒体合作之外，在专（zhuān）业观众的邀（yāo）请上同样可以借力。专业媒（méi）体的发行渠道也可（kě）以变为专业展的宣（xuān）传、招商渠（qú）道。

　　招（zhāo）商活动（dòng）推介

　　展（zhǎn）会组织者举办活动推介会，通过现场交流活动，宣扬展（zhǎn）会特点（diǎn）、传（chuán）达展会信息。不仅是通过这种推介活动进行招展，同时也是进行招商。推介会现场是一个有效（xiào）的招展、招商的平台（tái），展会（huì）组织者面对面（miàn）的向专业（yè）观众介绍展会，让专业观（guān）众对展会有个全方面的了解，因此更容（róng）易吸引专业观（guān）众。与为推进招展工（gōng）作而举行的发布会、说（shuō）明会、通气会所面向的媒体（tǐ）、参展商（shāng）等对（duì）象不尽相同，确保展会招商推介活动实（shí）效的一个关键点在于能否（fǒu）打通（tōng）直接或间接面向专业观（guān）众的信息渠道，邀请的对象可以是专业（yè）买家、专业媒体、行业协会、代理招商机构。

　　委托专（zhuān）业（yè）公司

　　近些年出现了（le）不少提供大量（liàng）客（kè）户资料（liào）的专业（yè）信（xìn）息（xī）收集（jí）公司，他们拥有专业的信息（xī）统计和分析技术，展（zhǎn）会组织者委托（tuō）这样的公司进行专业观众的邀请。这种方（fāng）式为展会组（zǔ）织者提供了大（dà）量的专业观众（zhòng）信息，帮（bāng）助（zhù）展会组织者更全面更准确得邀请到专（zhuān）业（yè）观众。目（mù）前这（zhè）种方式（shì）被广泛应用，业已成（chéng）为展会组（zǔ）织者邀请专业观众的一（yī）条重（chóng）要途（tú）径。

　　组（zǔ）团赴（fù）境外

　　有些政府主导型的（de）展会，地方（fāng）政府十（shí）分重视，主要领导（dǎo）轮流带队，各级（jí）分管部门抽（chōu）人组成规（guī）模庞大的出国招商团，分批到（dào）各国举办推介会进行推广和邀请。这种方式确实能广泛邀（yāo）请到国际（jì）观众，但是费用相对较高。

　　观众邀请工作（zuò）一般需要与展会展位销（xiāo）售工作同步，专业性展览会（huì）尤其如此。在观众邀请上（shàng），专（zhuān）业观众对（duì）展会的效果有重要的影响，同时（shí）普通观（guān）众也不能小觑。普通观众存在（zài）潜在因素，一些普通观众（zhòng）观（guān）展后（hòu）也可能（néng）转变为专（zhuān）业观众。因此普通观众的邀（yāo）请同样也（yě）值得重视。普通观众参观的（de）展览会（huì），一般在展览会（huì）开幕前30天之内（nèi）发送邀请（qǐng），或通过媒体发布展览（lǎn）会信息（xī），从而（ér）达到告知普通观众的目（mù）的。媒体（tǐ）发布展会信息的频次，向（xiàng）特定（dìng）人群发（fā）送门票的规模（mó），既要根（gēn）据需要，也（yě）要考虑成（chéng）本的负（fù）担（dān）。

　　当今展览市场竞争激烈（liè），焦点已从争取参（cān）展商转为争取和组织专业观众，谁能够（gòu）拥（yōng）有一定数量和质量的专业观众尤其是大采（cǎi）购商，谁（shuí）就能够取胜。因此，在展览策划立项（xiàng）时（shí）就（jiù）必须（xū）重视（shì）招商工（gōng）作（zuò），同（tóng）时（shí）确保足够的招商费用（yòng），选择确有成效的招（zhāo）商方式。